Czym są akta osobowe i kto jest zobowiązany do ich prowadzenia?
Akta osobowe to zindywidualizowany zbiór dokumentów prowadzony przez pracodawcę dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Obowiązek ich prowadzenia wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy – niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy prawnej działalności czy sektora gospodarki.
Warto podkreślić, że obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy wyłącznie pracowników – czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło, kontrakt B2B) nie są objęte przepisami o aktach osobowych. W praktyce jednak dobrą praktyką jest archiwizowanie dokumentów związanych ze współpracą cywilnoprawną w odrębnej dokumentacji.
Akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej – wybór należy do pracodawcy. Zmiana formy z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie jest możliwa w każdym momencie, po spełnieniu wymogów formalnych (podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub odwzorowanie papierowe z opatrzeniem kwalifikowaną pieczęcią).
Szukasz biura, które kompleksowo zadba o sprawy kadrowe w Twojej firmę? Sprawdź ofertę biura rachunkowego EFEKTA i umów się na bezpłatną konsultację.
Struktura akt osobowych – pięć części obowiązujących w 2026 roku
Od 2023 roku akta osobowe składają się z pięciu części oznaczonych literami A, B, C, D i E. Podział ten wynika ze zmian wprowadzonych przez nowelizację rozporządzenia i ma na celu wyraźne oddzielenie dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości i badaniami na obecność substancji psychoaktywnych od pozostałej dokumentacji.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Należą tu: kwestionariusz osobowy kandydata, orzeczenia lekarskie z poprzednich zatrudnień (jeśli dotyczą pracy na podobnym stanowisku), świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, referencje, kopia dyplomu lub świadectwa ukończenia szkoły (jeśli wymagane na danym stanowisku), a także dokumenty potwierdzające szczególne kwalifikacje. Uwaga: w tej części przechowujemy wyłącznie dokumenty dotyczące etapu rekrutacji – nie wolno tu przechowywać danych, których pracodawca nie miał prawa żądać, takich jak informacja o stanie zdrowia (z wyjątkami) czy stanie rodzinnym.
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. To najobszerniejsza część akt. Zawiera m.in.: umowę o pracę, aneksy do umowy, zakres czynności, dokumenty związane z powierzeniem mienia, zaświadczenia lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, potwierdzenie zapoznania pracownika z regulaminem pracy, ryzykiem zawodowym i przepisami BHP, dokumenty potwierdzające ukończenie szkoleń BHP, ewidencję czasu pracy (od 2019 roku przechowywana w dokumentacji pracowniczej, nie w aktach osobowych, ale ściśle z nimi powiązana), informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy), dokumenty związane z urlopami, dokument dotyczący zatrudnienia przy monitoringu, a od 2023 roku – informację o objęciu pracownika pracowniczym planem kapitałowym lub rezygnacji.
Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Tutaj trafiają: oświadczenie o rozwiązaniu umowy (wypowiedzenie przez pracodawcę lub pracownika), porozumienie o rozwiązaniu umowy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia, kopia wydanego świadectwa pracy, dokumenty dotyczące żądania sprostowania świadectwa pracy, wzmianka o zajęciu komorniczym (jeśli dotyczy).
Część D – odpisy zawiadomień o ukaraniu (kary porządkowe). Dokumenty z tej części są usuwane po upływie roku nienagannej pracy, co musi być odnotowane. Nie wolno ich przechowywać dłużej, jeśli pracownik nie popełnił kolejnych przewinień.
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika i kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu. To nowa część, dodana w związku z nowelizacją Kodeksu pracy z 2023 roku, która umożliwiła pracodawcom wprowadzenie kontroli trzeźwości. Przechowywane są tu wyłącznie informacje o wyniku badania, dacie i godzinie – i tylko przez rok od dnia zebrania tych informacji (chyba że stanowią dowód w postępowaniu).
Jak długo przechowywać akta osobowe – zasady zależne od daty zatrudnienia
Czas przechowywania akt osobowych uzależniony jest od daty nawiązania stosunku pracy z danym pracownikiem – to jedna z kluczowych zmian wprowadzonych reformą z 2019 roku.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku – dokumentacja pracownicza (w tym akta osobowe) przechowywana jest przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracodawca musi złożyć do ZUS raport informacyjny ZUS RIA dla każdego takiego pracownika, co pozwala skrócić okres archiwizacji do 10 lat.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018 – standardowy okres przechowywania wynosi 50 lat od daty rozwiązania stosunku pracy. Jednak pracodawca może skrócić go do 10 lat, jeśli złoży do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport ZUS RIA zawierający dane o zarobkach i przebiegu pracy danej osoby.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja przechowywana jest przez 50 lat bez możliwości skrócenia.
Warto pamiętać, że 10-letni termin liczy się od końca roku, w którym ustał stosunek pracy – nie od daty jego zakończenia. Przykładowo, jeśli umowa wygasła 15 marca 2025 roku, termin przechowywania liczy się od 31 grudnia 2025 roku i upływa 31 grudnia 2035 roku.
Dokumenty, których nie wolno przechowywać w aktach osobowych
Równie ważne jak wiedza o tym, co musi się znaleźć w aktach, jest świadomość, czego w aktach przechowywać nie wolno. Naruszenie zasad ochrony danych osobowych w kontekście dokumentacji pracowniczej może skutkować sankcjami ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Pracodawca nie ma prawa żądać ani przechowywać m.in.: informacji o przynależności do związku zawodowego (bez zgody pracownika), danych o wyrokach skazujących (poza wyjątkami ustawowymi), informacji o stanie zdrowia (poza orzeczeniami lekarskimi bezpośrednio związanymi z pracą), danych biometrycznych (odciski palców, skan siatkówki) bez podstawy prawnej, a także fotografii i danych niezwiązanych z wykonywaną pracą.
Osobnym problemem jest archiwizowanie dokumentów po ustaniu okresu przechowywania. Pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta pracownicze po upływie okresu archiwizacji – ich dalsze przechowywanie stanowi naruszenie RODO.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – na co zwracają uwagę inspektorzy?
PIP regularnie kontroluje prawidłowość prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości to: brak wymaganej dokumentacji w poszczególnych częściach akt, brak lub nieterminowe orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych, brak potwierdzenia odbycia szkoleń BHP, nieprawidłowe datowanie dokumentów oraz brak informacji o warunkach zatrudnienia wymaganych przepisami.
Za naruszenia w tym zakresie inspektor pracy może nałożyć mandat karny – do 2000 zł w przypadku jednorazowego pouczenia lub do 5000 zł przy kolejnym naruszeniu. Pracodawca może też zostać skierowany do sądu pracy z wnioskiem o ukaranie, gdzie kara grzywny może wynieść do 30 000 zł.
Elektroniczne akta osobowe – czy warto i jak je prowadzić?
Prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej jest w pełni prawnie dopuszczalne i coraz powszechniejsze, szczególnie w firmach korzystających z nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych. Forma elektroniczna wymaga jednak zachowania kilku warunków.
Dokumenty wymagające podpisu pracodawcy lub pracownika muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Skany dokumentów papierowych muszą być odwzorowane w sposób zapewniający ich czytelność i integralność. System przechowywania musi gwarantować zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem, utratą i zniszczeniem danych.
Przejście z formy papierowej na elektroniczną wymaga powiadomienia pracownika na co najmniej 14 dni przed planowaną zmianą i wydania mu papierowej dokumentacji, jeśli o to wniesie.
Jak biuro rachunkowe EFEKTA wspiera pracodawców w prowadzeniu akt osobowych?
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga znajomości zarówno przepisów prawa pracy, jak i regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, ubezpieczeń społecznych i podatków. To wiedza, która zmienia się regularnie, a błędy popełnione w aktach osobowych mogą mieć długofalowe konsekwencje.
Biuro rachunkowe EFEKTA świadczy kompleksowe usługi kadrowe dla pracodawców w Warszawie, Łodzi, Białymstoku i Wrocławiu, a zdalnie – w całej Polsce. W ramach obsługi kadrowej EFEKTA prowadzi i archiwizuje akta osobowe pracowników, dba o kompletność dokumentów w poszczególnych częściach akt, pilnuje terminów badań lekarskich i szkoleń BHP, przygotowuje informacje o warunkach zatrudnienia oraz doradza w zakresie prawidłowego stosowania przepisów prawa pracy.
Firmy, które zlecają obsługę kadrową EFEKCIE, mają pewność, że ich dokumentacja pracownicza jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami – bez ryzyka mandatów ze strony PIP i bez konieczności śledzenia każdej nowelizacji na własną rękę. Kontakt przez stronę efekta.waw.pl lub pod numerem +48 22 403 40 98.
Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej dla swojej spółki z o.o.? EFEKTA specjalizuje się w pełnej księgowości dla spółek – sprawdź szczegóły.
Akta osobowe pracownika to jeden z fundamentów prawidłowego zatrudnienia – ich kompletność, struktura i czas przechowywania są ściśle regulowane przepisami. Pięcioczęściowa struktura obowiązująca w 2026 roku, zróżnicowane okresy archiwizacji w zależności od daty zatrudnienia oraz rygory RODO sprawiają, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga wiedzy i systematyczności. Zaniedbania w tym obszarze mogą kosztować znacznie więcej niż inwestycja w profesjonalną obsługę kadrową